L’appel d’offres peut sembler très complexe et prendre beaucoup de temps, ce qui explique pourquoi certaines entreprises préfèrent éviter de soumissionner pour des contrats du secteur public. Si vous avez une entreprise au Canada et pensez que cela peut s'appliquer à vous, alors lisez cet article! Vous verrez que les appels d'offres peuvent être extrêmement utiles pour votre entreprise.
Une invitation à soumissionner pour un projet ou à accepter une offre formelle, par exemple une offre d'achat publique, est appelée un appel d'offres.
L'appel d'offres est l’approche utilisée par les gouvernements, comme le gouvernement du Canada, et les institutions financières pour recevoir des soumissions pour des projets importants qui doivent être achevés dans un délai spécifique. Le terme s'applique également aux actionnaires qui répondent à une offre publique d'achat en envoyant leurs actions ou titres.
La plupart des institutions gouvernementales ont un processus d'appel d'offres bien défini pour les projets ou les achats, en plus de processus qui contrôlent l'ouverture, l'évaluation et la sélection finale des fournisseurs. Cela garantit un processus de sélection équitable et ouvert.
En ce qui concerne les offres publiques d'acquisition d’une compagnie, les termes de l'offre sont clairement définis, y compris le prix d'achat, le nombre d'actions requises et un délai de réponse.
La corruption et le népotisme peuvent prospérer s' il n’y a pas de loi à respecter. Les soumissionnaires potentiels peuvent utiliser les services d'appel d'offres pour trouver une variété d'offres provenant à la fois du secteur privé et public. La préparation d'offres, l'organisation du processus pour garantir le respect des délais et le respect des lois applicables font tous partie de ces services.
Les appels d'offres sont à la hausse et sont monnaie courante pour les entrepreneurs depuis le début des années 2000. Les offres se sont accumulées au fil du temps, ce qui rend difficile de trouver les incohérences et les avantages des différents formulaires. Voici les différents appels d'offres que vous pouvez retrouver:
Il s'agit de la forme d'appel d'offres la plus courante car elle aide toutes les parties: elle permet au client de créer une liste restreinte de candidats éligibles, ce qui simplifie la deuxième étape. Il permet également aux soumissionnaires une contribution plus tôt dans le processus, de sorte que s'ils sont retenus, ils peuvent s'en servir pour planifier l'offre principale, et s'ils ne le sont pas, ils n’ont pas à attendre la fin d'un long processus.
Tous les soumissionnaires sont invités à participer, mais ils doivent d'abord passer un examen de pré-qualification (nous en parlerons plus tard) avant d'être invités à soumissionner. Pendant le processus d'appel d'offres restreint, aucune négociation n'est autorisée.
Cette approche est souvent choisie par les clients du secteur privé et public, et il permet à toute entreprise de demander un appel d'offres - impliquant habituellement un questionnaire de pré-qualification (PQQ) et une réponse plus complète à l'appel d'offres.
Le principe de l'appel d'offres ouvert est que tout le monde a une chance égale. Également, les prix seront probablement maintenus à un niveau bas puisque les différents partis compétitionnent pour la meilleure offre. Cependant, comme mentionné plus tôt, les délais d'examen et de sélection de ces types d'offres sont souvent beaucoup plus longs, et les chances de gagner sont parfois plus basses étant donné le grand nombre de candidats - en particulier pour les appels d'offres du secteur public.
Le client peut inviter un contracteur à participer à ces appels d'offres en fonction de son expérience de projet unique ou d'un partenariat établi avec des bonnes performances antérieures. Cela contourne les exigences de pré-qualification et vous guide vers l'offre principale; cependant, si votre entreprise est nouvelle et se développe encore, vous pourriez bénéficier de la sélection.
Celles-ci utilisent une méthode de sélection unique et conviennent pour garantir des contrats à long terme. L'appel d'offres-cadre est utilisé par le client ou le développeur pour sélectionner un groupe d'entrepreneurs de confiance pour lesquels ils travailleront pendant une certaine période, qui pourrait être prolongée si la relation de travail est bonne.
Les projets individuels soumis sont ensuite mis en concurrence entre les entrepreneurs sélectionnés. Étant donné que le client connaît déjà les qualifications de l'entrepreneur, les appels d'offres pour les projets-cadres sont souvent condensés en documents plus petits avec un délai d'exécution rapide.
CFT… RFT… ITT… Ça fait beaucoup d’acronymes! Cela peut sembler compliqué, surtout si vous êtes une petite entreprise ou une nouvelle entreprise, mais ne vous inquiétez pas, nous sommes là pour tout clarifier.
Les demandes d’appels (RTF) d'offres sont souvent partagées en ligne par des entreprises, publiques et privées, sur leurs propres sites Web ou sur d’autres plateformes canaux connus par les fournisseurs. Les soumissionnaires potentiels recherchent régulièrement ces forums pour de nouvelles demandes et répondent à celles qui les intéressent.
Il existe généralement des lignes directrices dictant la manière dont les RFT doivent être formatées et comment les réponses doivent être évaluées dans le secteur public, où elles sont les plus courantes. Ces règles exigent généralement, entre autres, l'impartialité, la transparence et un respect strict des critères d'évaluation.
Une invitation à soumettre une d'offre (ITT) est la première étape d'un appel d'offres, durant laquelle les fabricants et les entrepreneurs sont invités à soumettre des offres pour des contrats d’approvisionnement ou de services.
Un document ITT décrit les critères de l'organisation, y compris les produits, les installations et les délais, ainsi que le processus d'évaluation à suivre. Les appels d'offres sont souvent utilisés par les organisations du secteur public. Dans de nombreux pays, ceux-ci sont légalement obligés d'offrir des contrats pour un produit et des contrats de service.
Tout vendeur qui fournit une garantie de performance peut soumissionner dans le cadre d'un appel d'offres ouvert. Les compétiteurs des ITT fermés peuvent avoir été présélectionnés, sélectionnés ou qualifiés après avoir manifesté leur intérêt, ce qui aboutit à une liste de candidats potentiels. Les propositions d’appel d’offres sont souvent soumises à un système à double enveloppe, avec des enveloppes technologiques et économiques destinées à l’évaluation individuelle de l’entreprise qui a publié l’appel d’offre.
Si une entreprise souhaite soumissionner sur un appel d'offres, elle peut demander les documents nécessaires auprès d’une autorité compétente ou directement au client. Des informations sur les connaissances et compétences techniques nécessaires devraient être incluses.
Ils doivent également fournir une indication des attentes du client et des services nécessaires. Dans la plupart des cas, les offres contiendront des détails sur le processus de candidature et les délais.
Tous les participants à un service d'approvisionnement doivent répondre aux critères gouvernementaux suivants:
En soumettant des certificats de conduite et des preuves de paiement rapide des impôts, une société peut démontrer sa responsabilité et sa fiabilité.
Lors de la rédaction d'un appel d'offres, il est important de réfléchir aux besoins du client et au profil de compagnie qui répondra le mieux à ses exigences. Lors de la rédaction d'une offre, gardez à l'esprit les points suivants:
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